Basisinformationen für ein Arbeitszeugnis

In Vorbereitung auf das Verfassen eines qualifizierten Zeugnisses sollte man wichtige Elementarinformationen zusammenstellen. Wir machen Sie hier vertraut mit einem typischen Bogen zur Informationszusammenstellung. Ferner finden Sie in diesem Artikel die wichtigsten Hinweise zum inhaltlichen Aufbau eines Arbeitszeugnisses und eine Zusammenstellung über rechtswidrige Angaben in Zeugnissen.

Für die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses benötigen Sie zunächst einmal den vollständigen Namen, eventuell den Titel und natürlich den Geburtsort des Arbeitnehmers. Leider wird noch häufig die aktuelle Adresse zur Verifizierung der Persönlichkeit angegeben. Das ist aus datenschutzrechtlichen Gründen leider nicht tragbar und macht schon deshalb keinen Sinn, weil man heute sehr viel öfter umzieht als noch vor wenigen Jahrzehnten. Wichtig an grundsätzlichen Angaben sind weiterhin das Eintritts- und bei einem Endzeugnis auch das Ausscheidedatum. Ferner benötigen Sie nicht nur die offizielle Stellenbezeichnung, sondern eine Aufstellung der einzelnen Tätigkeiten, die der Arbeitnehmer ausgeführt hat. Hierbei ist es von besonderer Bedeutung, die wichtigsten Aufgaben zuoberst zu nennen und in absteigender Reihenfolge aufzulisten. Da sich Aufgabenbereiche oft auch ändern (ohne dass die Personalabteilung viel davon mitbekommt) ist es sinnvoll, sich eine Aufstellung der Verantwortlichkeiten vom Arbeitnehmer zusammenstellen zu lassen.

Ferner sollte im Zeugnis aufgeführt sein, an wen der Mitarbeiter berichtet hat, wo also in etwa seine hierarchische Position im Unternehmen liegt/ lag. Bei Führungskräftezeugnissen sollte vermerkt sein, für wie viele Mitarbeiter der Manager verantwortlich war. Nach der Zusammenstellung der sachbezogenen, administrativen Informationen folgt nun die Leistungsbeurteilung - Informationen, die der Vorgesetzte an die Personalabteilung weiterleitet.

Wichtig sind  insbesondere: Engagement und Leistungskraft des Mitarbeiters, Wissen und Kompetenzen, Arbeitsstil / Handlungsstrategien, Ergebnisse sowie die zusammenfassende Gesamtbeurteilung (zum Beispiel: ...”stets sehr zufrieden.”) Einflechten sollte man - insbesondere bei Zeugnissen für das leitende Management oder für Interim Manager - eine Hervorhebung der besonderen Stärken und Fähigkeiten des Mitarbeiters.

Nun erst wird das Sozialverhalten beurteilt, wobei man zuerst das Verhalten gegenüber Internen (Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter) und dann gegenüber Externen benennt.

Abschließend wird der Grund des Ausscheidens dargestellt und - bitte nicht vergessen - das Datum des Ausscheidens, wenn es nicht bereits am Anfang genannt wurde.

Mit diesen Basisinformationen können Sie  schon recht schnell ein Arbeitszeugnis erstellen.
Zur einfachen und schnellen Zusammenstellung der wichtigen Daten stelle ich Ihnen hier gern den von mir entwickelten Erfassungsbogen zur Zeugnisausstellung zur Verfügung. Sie können ihn durch den Fachvorgesetzten ausfüllen lassen.

1Erfassungsbogen zur Erstellung eines Zeugnisses für Geschäftsführer und Vorstand.docx (292.76KB)

1Erfassungsbogen zur Erstellung eines Zeugnisses für Geschäftsführer und Vorstand.docx (292.76KB)

2Erfassungsbogen zur Erstellung eines Zeugnisentwurfes - Fach- und Führungskräfte.docx (291.23KB)

2Erfassungsbogen zur Erstellung eines Zeugnisentwurfes - Fach- und Führungskräfte.docx (291.23KB)

Aufbau des qualifizierten Arbeitszeugnisses:

1. Angaben über Person und Funktion des AN im Unternehmen
2. Beschreibung / Auflistung der Hauptaufgaben
3. Leistungsbeurteilung mit Erwähnung der besonderen Stärken
4. Angaben über das Sozialverhalten
5. ggf. Dankes-, Bedauern- und Zukunftsformel

definitiv NICHT in ein Arbeitszeugnis  gehört:
- Mitgliedschaft in Partei oder Gewerkschaft
- Die Zugehörigkeit zum Personalrat / Betriebsrat
- Details aus dem  Privatleben sofern sie nichts mit dem Job zu tun haben
- Urlaubs-, Krankheit- und Fehltage
- Gehalt / Lohn
- Verdacht  auf strafbare Handlungen, Vorstrafen
- Gerichtliche Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Der Kündigungsgrund  sofern er für das weitere Berufsleben von Nachteil ist
- negative Beobachtungen und Bemerkungen
- Religiöses
- Nebentätigkeiten, Ehrenämter
- Leistungsabfall
- Alkoholabhängigkeit, Behinderungen
- Abmahnungen

Wir freuen uns, wenn Sie sich auf den nachfolgenden Seiten näher informieren und stehen Ihnen gern für Fragen und Anregungen zur Verfügung.