Arbeitszeugnis - Grundlagen

Laut Gesetz haben Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es dient der Dokumentation der erbrachten Leistungen und kann dem zukünftigen Arbeitgeber bei der Besetzung einer vakanten Position im Unternehmen eine Entscheidungshilfe sein. Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend formuliert sein, aber gleichzeitig auch der Wahrheit entsprechen.

Durch diesen Widerspruch hat sich eine spezielle Zeugnissprache entwickelt, die diesen vom Gesetzgeber vorgegebenen Ansprüchen zu entsprechen versucht. Wir unterscheiden im Personalwesen Zwischenzeugnisse, einfache Zeugnisse und qualifizierte Zeugnisse. Ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis wird bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erteilt, ein Zwischenzeugnis kann auf Wunsch des Arbeitnehmers oder gemäß der Personalpolicy des Unternehmens bei Funktionswechsel o.ä. ausgestellt werden. Das einfache Zeugnis (es kommt nur noch selten vor) enthält Angaben zur Stellenbezeichnung des Arbeitnehmers, die Tätigkeitsbeschreibung und die Dauer der Beschäftigung. 

Das qualifizierte Zeugnis beinhaltet zusätzlich Angaben zur Leistung und Führung des Mitarbeiters.
Das Arbeitszeugnis muss auf dem für die Geschäftskorrespondenz üblichen Briefkopf des Unternehmens gedruckt werden. Es ist als “Arbeitszeugnis” zu kennzeichnen. Flecken, Schreibfehler, sichtbare Verbesserungen, Fragezeichen, Gänsefüßchen u.ä. sind echte Mängel, die der Mitarbeiter mit Recht reklamieren kann. Es muss sichergestellt sein, dass das Arbeitszeugnis in der Bewerbungsmappe nicht durch eine ungewöhnliche Form oder Inhalt Misstrauen beim Leser erregt. Zur Identifikation des Mitarbeiters werden sein Vor- und Familienname aufgeführt, sowie ggf. der Geburtsname, das Geburtsdatum und der Geburtsort. Aus Datenschutzgründen verzichten wir heute auf die Nennung der Adresse (vor einigen Jahres war diese Vorgehen noch sehr üblich).

Da auch der Unterzeichner in der Interpretation des Arbeitszeugnisses durch den Leser von Bedeutung ist, muss neben seinem Namen auch seine Funktion (hierarchische Zuordnung) im Unternehmen erkennbar sein. Unterschrieben wird das Zeugnis vom jeweiligen Vorgesetzten, bei Fach- und Führungskräften kann das die Bereichs- oder sogar Geschäftsleitung sein.

Der wesentliche Zweck des Arbeitszeugnisses besteht darin, dass sich der Leser ein Bild von der Art und Dauer der Beschäftigung machen kann, sowie von der Leistungsfähigkeit (im qualifizierten Arbeitszeugnis). Deshalb müssen sämtliche Aufgaben, Tätigkeiten und Funktionen benannt werden, die der Mitarbeiter in seiner Beschäftigungszeit wahrgenommen hat.

Beim qualifizierten Arbeitszeugnis sind Angaben zur Leistung und Führung des Arbeitnehmers zu machen. Das Dokument muss so  aussagekräftig sein, dass sich ein zukünftiger Arbeitgeber eine umfassende Vorstellung von den Eigenschaften des Mitarbeiters machen kann.  Die Angaben beziehen sich immer auf die konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Grundsätzlich muss sich der Zeugnisaussteller um eine wahrheitsgemäße, objektive und ausgeglichene Darstellung bemühen. Willkürliche oder überzogene Maßstäbe dürfen nicht zugrunde gelegt werden.

Der Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses sieht im allgemeinen wie folgt aus:

• Auf dem Firmenbogen (normaler Firmenbriefkopf mit den üblichen Angaben zum Arbeitgeber) steht zunächst die Überschrift: “Arbeitszeugnis”, “Zwischenzeugnis” oder auch  “Ausbildungszeugnis”.
• Eingangsformel: Personalien des Arbeitnehmers einschließlich akademischer Titel und der Dauer des Arbeitsverhältnisses mit  Ausbildungszeiten und Unterbrechungen der Beschäftigung (z.B. Elternzeiten).
• Unternehmensdarstellung (nicht unbedingt erforderlich, aber für das Unternehmen als Marketingeffekt und den Mitarbeiter zur Darstellung des Kontextes der Arbeit sehr wertvoll)
• Aufgabengebiet/ Aufgabenbeschreibung mit Darstellung der hierarchischen Positionierung im Unternehmen
• Berufliche Entwicklung / Beförderungen
• Leistungsbeurteilung, inklusive Einsatzbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise (Einsatz), Arbeitsergebnis (Erfolg), besondere Erfolge (wenn vorhanden), Zusammenfassende Gesamtbeurteilung (Zufriedenheitsaussage), Führungsleistung (bei Vorgesetzten) inklusive  Mitarbeitermotivation, Einfluss auf das Betriebsklima, Vertrauenswürdigkeit, (Loyalität)
• Sozialverhalten, inklusive Verhalten zu Vorgesetzten, Gleichgestellten, Kollegen, Mitarbeitern und externen Gesprächspartnern (Kunden)
• Schlussformel mit Beendigungsgrund (bei einem Endzeugnis) oder Zeugnisvergabegrund (beim Zwischenzeugnis), Dankes- und Bedauernformel, Zukunftswünsche
• Ort und Datum
• Aussteller (korrekte Firmenbezeichnung)
  
• Name des Unterzeichners mit Funktion
• Unterschrift